Die durchschnittliche Hochzeit in Deutschland hat rund 80 bis 120 Gäste, und jeder einzelne wirkt sich auf die Gesamtkosten aus. Allein das Catering kostet 80 bis 150 € pro Person, je nach Veranstaltungsort und Region. Ein Partner pflegt Namen in einer Tabelle, der andere macht sich Notizen in einer Messenger-App, und die Eltern haben ihre eigene Liste auf Papier. Irgendwann weiß niemand mehr, welche Version aktuell ist.

Wenn du Gäste in Pudding einträgst, fließen die einmal eingegebenen Daten automatisch durch Einladungen, RSVP, Gästebuch-Check-in und Abrechnung.

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Gäste eintragen

Beim ersten Erstellen der Gästeliste musst du die Kontaktdaten noch nicht vollständig haben.

Name und Kategorie reichen für den Anfang. Den Rest kannst du später ergänzen.

Beim Eintragen eines Gastes gibt es 4 Felder auszufüllen.

Du kannst Begleitpersonen gleich mit eintragen. Sie werden als „Max Mustermann + 1 Begleitung" geführt und fließen automatisch in die Catering-Kostenschätzung ein.

Auch Bekannte der Eltern, deren Kontaktdaten du nicht hast, kannst du ruhig nur mit Name und Kategorie eintragen. Die Details lassen sich später ergänzen.

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Eingetragene Gäste bearbeiten

Du kannst Gastinformationen jederzeit ändern, falls etwas falsch eingetragen wurde oder sich Details geändert haben. Klicke auf die Zeile des Gastes in der Liste, um das Bearbeitungsfenster zu öffnen. Über das Menü rechts in der Zeile kannst du den Eintrag löschen.

Gäste, für die bereits ein Geschenk erfasst wurde, können nicht gelöscht werden. Sobald ein Gast die Anzahl der Begleitpersonen per RSVP bestätigt, aktualisiere sie hier. Die geschätzten Catering-Kosten werden automatisch neu berechnet.

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Filter und Partner-Synchronisierung

Sobald deine Liste mehr als 100 Personen umfasst, sind Filter unverzichtbar. Du kannst Filter nach Kategorie (Familie der Braut, Familie des Bräutigams, gemeinsame Freunde, Kollegen), Beziehung, Teilnahmestatus, Begleitpersonen und Namenssuche kombinieren, um genau die Gäste zu finden, die du brauchst.

Eine Einstellung wie „Familie des Bräutigams + Kollegen + Keine Antwort" hilft dir schnell herauszufinden, wer noch eine Erinnerung braucht.

Lade deinen Partner ein, um die Gästeliste gemeinsam an einem Ort zu verwalten. Wähle die Partner-Einladung im Profilmenü oben rechts und gib die E-Mail deines Partners ein oder teile einen Einladungslink. Sobald dein Partner annimmt, werden beide Listen zusammengeführt und wenn eine Person etwas hinzufügt oder ändert, wird es sofort bei der anderen Person angezeigt.

Tabellenkalkulation: Zwei Dateiversionen existieren. „Welche ist aktuell?" Verwirrung.
Pudding: Eine Liste, Echtzeit-Synchronisierung. Ihr seht beide dieselben Zahlen.

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Erwartete Teilnehmerzahl im Dashboard prüfen

Sobald Gäste eingetragen sind, zeigt das Dashboard auf einen Blick die Gesamtzahl der Gäste, die erwartete Teilnehmerzahl, die Gesamtzahl der Teilnehmer (einschließlich Begleitpersonen) und die geschätzten Gesamtkosten.

Standardmäßige Teilnahmequoten nach Beziehung: Familie und Trauzeugen 100 %, Verwandte 90 %, enge Freunde 85 bis 90 %, Kollegen 80 % und entfernte Bekannte 60 bis 70 %.

Bei durchschnittlichen Kosten von 80 bis 150 € pro Gast kann ein Unterschied von nur 10 Gästen das Budget um 800 bis 1.500 € verschieben. Genaue Teilnahmeprognosen helfen dir, nicht für leere Plätze zu zahlen oder in letzter Minute zusätzliche Gedecke organisieren zu müssen.

Du kannst die Teilnahmequoten an deine Situation anpassen. Erhöhe die Quote für Gruppen, denen du besonders nahestehst, und senke sie für Bekannte, zu denen du länger keinen Kontakt hattest. Angepasste Werte verbessern die Prognosegenauigkeit.

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Standard-Teilnahmequoten und Kostenschätzungen anpassen

Du kannst die Standardwerte für jeden Beziehungstyp in den Einstellungen auf der rechten Seite des Dashboards anpassen. Gib die erwartete Teilnahmequote und die durchschnittlichen Kosten pro Gast für jede Beziehung ein, und alle Prognosen werden sofort neu berechnet. Probiere verschiedene Werte aus, um realistische Zahlen für deinen Veranstaltungsort und dein Budget zu finden.

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Deine Gästeliste verbindet sich automatisch mit Einladungen, Check-in und Abrechnung

Einmal eingetragen, werden deine Daten in jeder Phase wiederverwendet. Nichts muss erneut eingegeben werden.

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Häufig gestellte Fragen

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Checkliste für die Gästeverwaltung

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Schluss mit Gästelisten in der Tabellenkalkulation